Hiisi Experience Group Oy – Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata niitä periaatteita, joiden mukaan keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamista varten. Henkilötietoa on esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja valokuva sekä kaikki muu sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen huolellisesti. 

REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on (jäljempänä myös “Hiisi Homes & Hotels” tai “me”):

Hiisi Experience Group Oy
Y-tunnus: 2874723-7
Matinkuja 2, 03100 Nummela
www.hiisihomes.fi
Sposti: tietosuojavastaava@hiisihomes.fi
Puh: +358 20 7780 777

Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.

MIHIN TARKOITUKSEEN HIISI HOMES & HOTELS KERÄÄ HENKILÖTIETOJA JA MILLÄ PERUSTEIN?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme yhteistyökumppaneitamme, asiakkaitamme ja henkilöstöämme (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina olemassa lainmukainen peruste henkilötietojen käsittelylle. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

  • Hiisi Homes & Hotels -palvelun tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluidemme tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Tarvitsemme henkilötietoja mm. varausten, laskutusta, luotonvalvontaa, perintää, reklamaatioita ja asiakasyhteydenottojen hallintaa varten.

Tämän osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

  • Markkinointi, myynti ja asiakasviestintä. Henkilötietoja voidaan käyttää myös asiakas- ja uutiskirjeviestintään. Saatamme myös kohdentaa tarjouksia, kampanjoita ja muuta suoramarkkinointia potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille ja etsiä eri kanavista myös uusia mahdollisia palvelun käyttäjiä (vuokralaiset ja majoittujat). Sovellettavan lain sitä edellyttäessä pyydämme etukäteistä suostumusta sähköisesti toteutettavalle markkinoinnille. Voimme myös toteuttaa asiakastyytyväisyys- ja muita vastaavia kyselyitä. Käsittelemme henkilötietoja myös mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi (mm. hakukonemainonta ja mainonta sosiaalisen median kanavissa) ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi. Asiakastestimoniaaleja tai -tarinoita julkaisemme suostumuksen perusteella.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme, mahdollisesti myös henkilön antama etukäteinen suostumus. 

  • Asumis- ja majoituspalveluiden tarjoamiseen liittyvän liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja asumis- ja majoituspalveluiden tarjoamiseen, markkinointiin ja välittämiseen liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi esimerkiksi toteuttamalla kyselyitä ja markkinatutkimuksia sekä niihin perustuvia analyyseja. 

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. 

  • Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja muut juridiset perusteet. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito- ja verolait, osakeyhtiölaki, majoituslainsäädäntö, asuinhuoneiston vuokralaki), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka rikosten, petosten tai muiden väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Tämän osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etumme.

  • Henkilöstöhallinto ja rekrytointi. Käsittelemme henkilötietoja myös työnhaku- tai rekrytointitilanteissa ja normaalien henkilöstöhallinnollisten tehtävien hoitamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa työsopimusvelvoitteiden täyttäminen, palkanmaksu, verotusasiat sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen (työsopimus) sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän tai työnhakijan antama suostumus.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME JA KÄSITTELEMME?

Käsittelemme pääasiassa seuraavia asiakkaita, työntekijöitä (ml. potentiaaliset asiakkaat ja työnhakijat) ja osakkeenomistajia koskevia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita koskevat tiedot, kuten:

  • nimi, yhteystiedot ja sähköpostiosoite, syntymäaika ja mahdollinen henkilötunnus, passin tai henkilökortin numero, kansalaisuus, vierailun ja asumisen ajankohta, kesto ja syy sekä muut majoitus- tai vuokrausvaraustiedot
  • hotelliasiakkailta majoituslainsäädännön edellyttämät majoitustiedot
  • laskutusta varten tarvittavat tiedot
  • tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä annetut tiedot
  • tunnistettu verkkosivujen selaushistoria ja liikenteen lähde
  • markkinoinnin kiellot ja suostumukset (opt-in/opt-out)
  • asiakasarvioinnit kohteista
  • uutiskirjetilaukset

Työnhakijoita ja työntekijöitä koskevat tiedot, kuten:

Työntekijät

  • nimi
  • yhteystiedot
  • henkilötunnus
  • verotunnus
  • työsopimus
  • palkka ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot
  • sairauspoissaolotiedot
  • valokuva

Työnhakijat

  • nimi
  • yhteystiedot
  • koulutus, kokemus, osaaminen ja työhistoria
  • hakemus ja ansioluettelo
  • referenssit ja suosittelijat (suostumuksella)
  • LinkedIn-profiilin tiedot (työnhakijoiden osalta suostumuksella)
  • soveltuvuustestien tulokset (testiin osallistuminen edellyttää suostumusta)
  • työhöntulotarkastus koeajalla ja työkykyä koskeva lausunto
  • työnhakuviestit

Osakkeenomistajia koskevat tiedot, kuten:

  • nimi ja yhteystiedot; ja
  • omistusosuudet.

MAHDOLLINEN KAMERAVALVONTA MAJOITUS- JA ASUINKOHTEISSA

Hiisin kohteiden yleisissä tiloissa voi olla käytössä tallentava kameravalvonta yleisen turvallisuuden takaamiseksi ja vahinkojen estämiseksi. Kameravalvonnasta ilmoitetaan aina erikseen. Mainituissa tapauksissa videotallenteita käytetään yksinomaan asumis- ja majoitustilojen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseen ja varmistamiseen sekä mahdollisten rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseen sekä ennaltaehkäisyyn. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään enintään kaksi (2) viikkoa tallennuspäivästä lukien, pl. tilanteet, joissa säilyttäminen on perusteltua lainsäädännöstä tai viranomaistutkinnasta johtuen.

MISTÄ LÄHTEISTÄ HENKILÖTIEDOT OVAT PERÄISIN?

ASIAKKAAT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme kerätä tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics- ja muiden vastaavien analytiikkapalvelujen avulla. Saatamme käyttää myös seurantakoodeja ja mainosjärjestelmiä sisältöjen ja mainonnan kohdistamiseksi (mm. remarketing) ja niiden tehokkuuden mittaamiseksi (esim. Google Ads, Twitter, Facebook, Instagram). Asiakassuhteen aikana saattaa myös syntyä henkilötietoa, jota keräämme ja tallennamme edellä mainittuja tarkoituksia varten. Potentiaalisten asiakkaiden osalta hyödynnämme myös mm. Fonectaa ja Profinderia.

TYÖNTEKIJÄT JA TYÖNHAKIJAT

Työnhakijoihin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijöiden osalta pääasiassa henkilöltä itseltään. Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.

OSAKKEENOMISTAJAT

Osakkeenomistajia koskevat henkilötiedot saamme pääasiassa osakkeenomistajalta itseltään.

KETKÄ KÄSITTELEVÄT HENKILÖTIETOJA JA LUOVUTETAANKO TIETOJA MUILLE?

Henkilötietoja käsittelee palveluksessamme oleva henkilöstö tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin työtehtäviä suorittaessaan. Henkilötietoja saatetaan luovuttaa ja niitä voi käsitellä myös muut samaan konserniin kuuluvat yhtiöt tämän tietosuojaselosteen mukaisten tarkoitusten toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa myös muille yhteistyökumppaneillemme. Yhteistyökumppaneidemme toimesta tapahtuva heille luovutettujen henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan saa olla yhteensopimatonta tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten kanssa.

Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja palveluntarjoajillemme, joille olemme joltain osin ulkoistaneet henkilötietojen tallentamista tai käsittelyä (esim. pilvitallennuspalvelut; asiakas-, varaus- ja muut tietojärjestelmät; taloushallinto, laskutus, ja maksupalvelut). Tällaiset palveluntarjoajat toimivat sopimussuhteessa meihin, eikä heillä yleensä ole oikeutta käyttää tietoja muihin tarkoituksiin kuin meidän hyväksi.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

SIIRRETÄÄNKÖ HENKILÖTIETOJA EU:N ULKOPUOLELLE?

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle varsinkin tilanteessa, jossa tietoja käsitellään sähköisessä muodossa. Tällaisessa tilanteessa on mahdollista, että käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee EU:n ulkopuolisessa maissa. Varmistamme kuitenkin aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen. Ensisijaisia vaihtoehtoja ovat (1) siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, ja (2) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

KAUANKO HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Teknisisistä syistä johtuen tietoa saatetaan kuitenkin jossain määrin ja rajatun ajan tallentaa varmuuskopioissamme. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

MITEN HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN JA SUOJATAAN?

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä käytä tai luovuta tietoja muutoin kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

TIETOJEN ANTAMISEN PAKOLLISUUS JA ANTAMATTA JÄTTÄMISEN SEURAUKSET?

Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten solmimiseksi sekä täyttämiseksi pakollista siltä osin, että palveluidemme kautta tehtävissä varauksissa on riittävät tiedot sitovia asumis- ja majoitusvarauksia varten (mm. nimi, sähköposti, puhelinnumero, kotiosoite, syntymäaika / passin numero / hetu, kansallisuus. Hotellikohteissa vaaditaan myös lakisääteisen majoitusilmoituksen tiedot, eli edellä kuvatun lisäksi matkan tarkoitus).  Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme. Osakkeenomistajien osalta osakeyhtiölain edellyttämien tietojen antaminen on pakollista. Työnhakijoiden ja potentiaalisten asiakkaiden osalta tietojen antaminen on monelta osin vapaaehtoista. Puutteelliset tiedot voivat kuitenkin vaikuttaa siihen miten kykenemme käsittelemään asian.

MILLAISIA OIKEUKSIA JA VAIKUTUSMAHDOLLISUUKSIA SINULLA ON?

Suostumuksen peruuttaminen. Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen. Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi. Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi. Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Oikeus vastustaa käsittelyä. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi. Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

MITEN VOIT TOTEUTTAA OIKEUTESI?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen. Meidän tulee samalla käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

VOIDAANKO TÄTÄ TIETOSUOJASELOSTETTA PÄIVITTÄÄ?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

EVÄSTEET HIISI HOMESIN & HOTELSIN VERKKOSIVUSTOLLA

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Käytämme evästeitä muun muassa palveluidemme toimittamiseksi, sivustomme käytön analysoimiseksi, sisältöjen ja mainonnan tuottamiseksi ja kohdentamiseksi sekä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi.

Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle tai tietokoneelle verkkosivustolla vierailtaessa. Kun käyt sivustollamme uudestaan, evästeet tunnistetaan lähettämällä ne takaisin verkkosivuillemme tai jollekin toiselle käyttämällemme palveluntarjoajalle. Evästeiden avulla voimme esimerkiksi tunnistaa käyttäjän päätelaitteen kun tämä palaa verkkosivustolle ja mukauttaa sisältöjä taikka mainontaa, analysoida sivuston käyttöä, muistaa kiinnostuksesi kohteet ja tekemäsi valinnat sekä muutoinkin parantaa verkkosivustoamme koskevaa käyttökokemusta.

Evästeisiin sisältyy yleensä tietoja, joista ei ole mahdollista tunnistaa tiettyä henkilöä tai verkkosivuston käyttäjää. Jos olet kuitenkin rekisteröitynyt verkkosivuston käyttäjä ja markkinoinnin automaation ohjelmisto tunnistaa sinut käyttäjänä taikka meillä on muuten sinua koskevia henkilötietoja, evästeiden avulla kerätty tieto saattaa olla mahdollista yhdistää tällaisiin tietoihin.

Eväste voidaan tallentaa käyttäjän laitteelle pysyvästi (stored cookie) tai se voidaan poistaa palvelun käytön jälkeen.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

  • käyttäjän IP-osoite
  • kellonaika
  • käytetyt sivut
  • selaintyyppi
  • mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
  • miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
  • mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
  • Evästeiden tarkoituksena parempi asiakaskokemus

Evästeiden käyttö edellyttää aina käyttäjän suostumuksen. Hiisi Homes & Hotels kerää evästeillä palvelujen käyttöön, käyttömääriin ja muuhun tilastointiin liittyviä tietoja. Evästeitä ei käytetä henkilötietojen keräämiseen. Evästeiden käsittelyssä hyödynnetään tarpeen mukaan analytiikkaohjelmia.

Evästeet etsivät sinulle sopivia palveluita

Evästeiden avulla seurataan esimerkiksi sivujen latautumisaikaa ja käyttäjän sivustolla etsimiä tietoja sekä mitataan mainonnan tehokkuutta. Rekisteröityneiden käyttäjien osalta eväste hallinnoi sisäänkirjautumistasi ja pääsyä omiin varaustietoihin, helpottaen näin asiointia

Evästeitä hyödynnetään myös uudelleenmarkkinoinnissa ja analytiikka-alustoissa kuten Google Analyticsissa. Kolmannet osapuolet, kuten mainostajat ja mainosverkostot, voivat kohdentaa markkinointiviestintäänsä kiinnostusten perusteella. Kohdennetun mainonnan voi estää alla olevista linkeistä.

Estä Adform-mainonnan kohdennus täältä
Estä Google-mainonnan kohdennus täältä
Estä Facebookin-mainonnan kohdennus täältä
Estä muiden kolmansien osapuolten kohdennettu mainonta täältä

Haluatko poistaa evästeet käytöstä?

Mikäli asiakas estää evästeiden käytön, saattaa osa sivuston toiminnallisuuksista olla poissa käytöstä. Hiisi Homes & Hotels suosittelee evästeiden käytön sallimista.

Kolmansien osapuolten evästeet Hiisi Homes & Hotelsin sivuilla

Käytämme sivustolla kolmansien osapuolten evästeitä verkkosivumme käytön analysoimiseksi, seuraamiseksi ja kehittämiseksi sekä mainonnan, markkinoinnin ja sisältöjen kohdentamiseksi ja näyttämiseksi meidän tai kolmansien osapuolten palveluissa.

Sivustollamme Hiisi Homes & Hotels on myös muiden yhteisöpalvelujen upotuksia, kuten Facebook, Linkedin ja Instagram-upotus, joiden osalta kyseinen palveluntarjoaja saattaa kerätä ja käyttää evästeitä myös muihin omiin tarkoituksiinsa. Sivustollamme voi olla myös sosiaalisten medioiden jaa- tai tykkää-toimintoja.

Keskeisiä verkkosivustomme käyttöön liittyviä kolmansia osapuolia, jotka saattavat tallentaa evästeitä päätelaitteellesi voivat olla muun muassa Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook, Instagram, Linkedin ja Google Ads sekä muut vastaavat palveluntarjoajat tai mainosverkostot. Osa kyseisistä palveluntarjoajista saattaa tallentaa tietoa tai sijaita EU:n ulkopuolella. Lisätietoja näiden palveluntarjoajien eväste- ja tietosuojakäytännöistä on saatavilla kyseisten palveluiden tietosuojaselosteista. Emme vastaa näiden palveluiden eväste- ja muiden tietojen käsittelystä.